KURUMSAL

T.C.

KAPAKLI BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç ve Kapsam

MADDE 1-(1) Bu Yönetmeliğin amacı; Kapaklı Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Dayanak:

MADDE 2-(1) Bu Yönetmelik, 03/07/2005 tarihli 5393 Sayılı Belediye Kanunu,10.07.2004 tarihli 5216Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve diğer mer’i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

(2) Yönetmelik, 17/2/2006 tarih ve 26083 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, Mevzuat Hazırlama Usul Ve Esasları HakkındaYönetmelik’te yer alan düzenlemelere göre hazırlanmıştır.

Tanımlar:

MADDE 3-(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

Başkan                                     : Kapaklı Belediye Başkanı’nı,

Belediye                                   : Kapaklı Belediye Başkanlığı’nı,

Müdür                                      : Özel Kalem Müdürü’nü

Müdürlük                                 : Özel Kalem Müdürlüğü’nü,

Personel                                   : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü

Harcama Yetkilisi                     : Özel Kalem Müdürünü

İhale Yetkilisi                           : Özel Kalem Müdürünü

İfade eder.

Temel İlkeler:

MADDE 4-Kapaklı Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c) Hesap verebilirlik,

ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Personel ve Bağlılık Kuruluş:

MADDE 5 -(1) Kapaklı Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü, 31/05/2009 tarihli 27244 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun “ Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte değişiklik yapılmasına dair yönetmelik gereğince, Kapaklı Belediye meclisinin 05.05.2014 tarih ve 69 sayılı kararıyla kurulmuş, 13.09.2019 tarihinde de Özel Kalem Müdürü ataması yapılmıştır.

2) Kapaklı Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü; bir müdür ve alt biriminden oluşmaktadır.

3) Müdürlük, kalem ve hukuk şefliklerinden oluşur. Hukuk şefliği, Belediyenin kamu tüzel kişiliğinin tüm hukuksal sorunlarına, yürürlükteki yasalara ve mevzuata göre Belediye Başkanınca verilen vekâletnamedeki sınırlar içinde mevzuatta açıklandığı şekilde çözümler getirmekle görevlidir.

Personel:

MADDE 6-Kapaklı Belediye başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğünde bir müdür ve mer’i norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

Bağlılık:

MADDE 7- Özel Kalem Müdürlüğü belediye başkanına bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar Müdürlüğün Görevleri

MADDE 8- (1) Özel Kalem Müdürlüğü aşağıdaki görevleri yerine getirir:

a) Başkanın günlük programlarını yapmak

b) Başkana intikal eden sözlü ya da yazılı talepleri, günlük olarak takip etmek.

c) Başkanın tüm iletişim ve haberleşmesini sağlamak

ç) Başkanın özel, resmi yazışmalarını,müdürlüğün tüm yazışmalarının takip edilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

d) Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip ilgili birimlere sevk edip, Başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetleyerek Başkanın bilgisine sunmak.

e) Temsil ve ağırlama hizmetlerini yapmak.

(2) Belediye başkanın yetki devri yapması durumunda, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 38.maddesinde yer alan görevleri de yerine getirebilir.

Müdürlük Yetkisi

MADDE 9-(1) Özel kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 10-(1) Özel Kalem Müdürlüğü, Kapaklı Belediye Başkanlığı’nın amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan ilgili mer’i mevzuat ve Belediye Başkanı’nın belirleyeceği esaslar ile Başkanlık makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Başkanın çalışma programını düzenlemekten, çeşitli toplantılar düzenlemekten, Belediye’ye ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli düzenlemeleri yapmaktan, şikayet, dilek ve önerilerin ilgili dairesine gönderilmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamaktan, kendisine intikal eden haberleri ve bilgileri süzgeçten geçirerek en seri şekilde ilgililerine ulaştırmaktan, Başkanın Başkan Yardımcılarının, Başkanlığa danışmanlık hizmeti verenlerin, Yönetici Asistanlarının ve Makam Şoförlerinin çalışmalarını takip etmekten, birimi bünyesinde etkin bir dosyalama sistemi oluşturmaktan sorumludur.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 11- (1) Özel Kalem Müdürlüğünün görevleri ve yetkileri aşağıda sayılmıştır:

a) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden Belediye Başkanına karşı sorumludur.

b) Randevu taleplerini ve davetiyeleri değerlendirerek günlük programları ve toplantıları yapar.

c) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

ç) Özel Kalem Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve disiplin Amiridir.

d) Özel Kalem Müdürlüğü ve diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

e) Yasalarla verilen her türlü görevi yapar.

f) Belediye Başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.

g) Müdürlük personeline yasalarda belirtilen ödül ve ceza verme yetkisine sahiptir.

ğ) Personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için hizmet içi eğitimlere katılmalarını sağlar.

Memurların Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 12- (1) Özel Kalem Müdürlüğünün sorumlulukları aşağıda sayılmıştır:

a) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden müdürüne karşı sorumludur.

b) Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.

Kalem Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 13- (1) Özel Kalem Müdürlüğe bağlı kalem şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda sayılmıştır:

a) Büro sorumlusu, işlerini plan ve programa bağlayarak, bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.

b) Büro sorumlusu, bürosundaki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personeli denetler.

c) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

ç) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele havale eder.

d) Müdürlüğe gelen-giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt, havale dosyalama işlemlerini yürütür.

e) Müdürlüğe ait genelge, yönetmelik ve kararları personele tebliğ eder.

f) Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, demirbaş malzemelerin kayıtlarını tutar. Yılsonunda döküm hazırlar.

g) Kurum içi ve dışı bildiri, genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.

ğ) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak cevap verir.

h) Başkanın ve müdürlüğün yazışmalarını, gelen ve giden evrakların takibini, arşivlenmesini, sekreterlik görevini müdüre bağlı olarak yapar.

HukukŞefliğinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 14- (1) Hukuk şefliğinin görev, yetki ve sorumlukları aşağıda sayılmıştır:

a) Kapaklı Belediyesi adına adli, idari ve tüm kazai mercilerde dava ikame etmek,ikame edilmiş davaları takip etmek, yürütmek ve neticelendirmek, icra takibinde bulunmak,takipleri neticelendirmek,

b) Adli, idari ve tüm yargı mercilerinden, hakemlerden, icra dairelerinden veyanoterlerden Kapaklı Belediyesi’ne yapılacak tebligatları, Kapaklı Belediyesi adına tebellüğ ederek, ilgili Mercilere iletmek, ilgili Mercilerin verecekleri bilgi ve belgeler doğrultusunda hukuki gereklerini yerine getirmek,

c) Belediye Başkanı havalesi ile Hukuk İşleri Müdürlüğüne gönderilen dilekçeler ve noter ihbar ve ihtarnameleri hakkında Belediye Başkanı talimatı doğrultusunda gereğiniyapmak,

d) Kapaklı Belediyesi icraatının hukuka uygunluğunu temin için; Belediye Başkanı veya Belediye Başkanının uygun gördüğü, diğer Müdürlüklerce sorulan hukuki hususlar,çözemedikleri, tereddüde düştükleri hukuki konular hakkında istişari mahiyette yazılı olarakhukuki mütalaada bulunmak,

e) Müdürlük personelinin özlük işleri ile ilgili işlemlerini yapmak, tahakkukları, ödeme emri belgelerini düzenlemek, ayniyat işlemlerini ve harcamalarda ilgili avans, kredi,sarf işlemlerini yürütmek,

f) Yasalarla verilen diğer görevleri yapmak.

Koruma ve Şoförlerin Görev, Yetki ve sorumlulukları

MADDE 15-(1) Belediye Başkanının şehir içi-şehir dışı ulaşımını ve Belediye içinde ve dışında güvenlik ile ilgili konularda karşılaşılabilecek her türlü tedbiri alır ve uygular.

Hizmetlilerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 16- (1) Özel Kalem Müdürlüğünde görev yapan hizmetlilerin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda sayılmıştır:

a) Belediye başkanı, başkanlık misafirleri ve Özel kalem Müdürlüğü misafirlerinin ağırlanmasından ve ikramdan sorumludur.

b) Başkanlık Makamı ile özel Kalem Müdürlüğünün her türlü temizliğini yapar ve yaptırır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası Görevin Planlanması

MADDE 17-(1) Özel Kalem Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi

MADDE 18-(1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve koordinasyon Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği

MADDE 19- (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

MADDE 20- (1) Müdürlüğün diğer kurum, kuruluşlarla ilişkilerinde aşağıdaki hususlara dikkat edilir:

a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.

b) Müdürlüğün Belediye dışına göndereceği (özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, kamu kurum ve kuruluşları ve diğer şahıslar vb.) yazılar, müdür parafı Belediye Başkanının imzası ile gönderilir.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla ilgili İşlemler ve Arşivleme Gelen-giden evrakla ilgili yapılacak işlem

MADDE 21-(1) Gelen giden evrakların kayıt ve havale işlemleri yazılı veya elektronik ortamda yapılabilir. Müdür, evrakı ilgili personele havale eder. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız olarak yapmakla yükümlüdür.

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 22- (1) Müdürlüğün arşiv ve dosyalama işlemleri hakkında aşağıdaki kurallara uyulur:

a) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sürati konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

c) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amir sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim, personel sicil ve disiplin yükümlülükleri

MADDE 23- (1) Müdürlüğün denetim, personel sicil ve disiplin yükümlülükleri aşağıda belirtilmiştir:

a) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

b) Müdür 1.Disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

c) Özel Kalem Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vs. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

MADDE 24- (1) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeleri ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur.

Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

(2) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

 MADDE 25-(1) İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlülük

MADDE 26- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ve yayım tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 27-(1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.