KURUMSAL

T.C.

KAPAKLI BELEDİYESİ

 
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü

Görev Ve Çalışma Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı; Muhtarlık işleri Müdürlüğü’nün kuruluşunu, organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumluluklarını, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün; hukuki statüsünü ve personelin   görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu yönetmelik; Anayasa’nın 124. maddesi ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ve İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü’nün 20.02.2015 tarihli ve 2015/8 nolu Genelgesi hükümlerine dayanarak hazırlanmıştır.
Tanımlar

MADDE 4 – (1)Bu yönetmelikte geçen:

a) Belediye : KAPAKLI Belediyesi’ni,

b) Başkanlık :KAPAKLI Belediye Başkanlığı’nı,

c) Müdürlük : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü,

d) Müdür : Muhtarlık İşleri Müdürü’nü,

f) Personel : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü personeli

g)Yönetmelik : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

ğ) MBS: Muhtar Bilgi Sistemi

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Teşkilat ve  Bağlılık

 Kuruluş

MADDE 5- (1) İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü’nün 20.02.2015 tarihli ve 2015/8 sayılı Genelgesi esas alınarak, Kapaklı Belediye Meclisinin 01.07.2016 tarih ve 136 sayılı meclis  kararıyla kurulan  idari yürütme organıdır.

Teşkilat

MADDE 6 – (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

a) Müdür,

b) Şef,

c) Memur,

d) İşçiler,

(2) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ilke ve standartlarına ilişkin Esasları çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Büro Sorumlusu ve Şef’’görevlendirilmesi yapılabilir.

(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu şefler dahil olmak üzere ve Büro Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Bağlılık

MADDE 7 – (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütülür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün görevleri

MADDE 8 – (1) Müdürlüğün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

a) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü’nün 20.02.2015 tarihli 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur.

b) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ (MBS) aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını  sonuçlandırılmasını sağlamak.

c)  MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb)

 her türlü talebin uygun birime  yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek.

ç) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak, muhtarlara geri dönüş yapılarak bilgilendirmek.

d) Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla “istişare toplantıları” düzenlemek ve mahalle temelinde hizmetlerin değerlendirmesini yapmak.

e)Belediyemiz müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle temelinde raporlanmasını sağlamak, ilgili müdürlüklerde mahalle esasında raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak,

f) 5393 sayılı Belediye Kanunun 9. Maddesi gereğince Belediye Meclisince alınacak  kararları yerine getirmek.

g) Başkanlık makamı ile Muhtarlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.

ğ) Başkanın, muhtarlarla ilgili yazılı sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.

h) Müdürlüklerle ilgili gelen resmi evrakları kayda alınmasını sağlamak.

Müdürlük yetkisi

MADDE 9 – (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmak.

Müdürlüğün sorumluluğu

MADDE 10 – (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalar, mevzuatlar, yönetmelikler ve talimatlarda  belirtilen görevleri gereken özen ve ivedilikle yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 11- (1) Müdür’ün Görevleri;

a) Müdürlüğünü Başkana karşı temsil eder.

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.

c) Çalışmaları yazılı ve sözlü emirlerle yönetir.

ç) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.

d) Personel arasında görev dağılımı yapar.

e) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını geçerli mevzuatlar çerçevesinde Görev ve Çalışma Yönetmeliğini hazırlık çalışmalarını yürütür.

f) Müdürlüğün harcama yetkilisidir.

g) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler ve ilgili birimler arasında koordinasyonu sağlar.

ğ) Müdürlüğün yıllık performans programını ve buna bağlı olarak yıllık bütçesini hazırlar.

h) Müdürlüğün yıllık faaliyet raporlarını hazırlar.

ı) Müdürlüğün yazışmalarını Resmi Yazışma Kurallarına göre yapılmasını ve standart dosya planına göre arşivlenmesini sağlar.

i) Müdürlüğe ait taşınırlarla ilgili taşınır kayıt ve kontrol yetkilisini görevlendirir ve işlemlerin yürütülmesini sağlar..

j)  Üst birimlerce kendisine verilen diğer görevleri hukuka uygun olarak yerine getirir.

k) Müdürlüğün görev ve yetki alanları ile ilişkili stratejik plan yapmak.

l) Stratejik plana bağlı performans hedeflerini belirlemek ve takip etmek.

m) Müdürlük çalışmaları ve yapılandırılmaları ile ilgili Başkana teklif ve öneri sunmak.

Yetkiler

MADDE 12- (1) Müdür’ün Yetkileri;

a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi,

b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi,

c) Müdürlükler arası müdürlüğün iş ve işlemleriyle ilgili yazışmalarda birinci derece imza  yetkisi,

ç) Disiplin amiri olarak sorumlu olduğu personele, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi,

d) Müdürlüğe bağlı çalışanları denetleme ve karşılaştığı aksaklıkları gidermesinde uyarma yetkisi,

e) Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi,

f) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekalet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi,

g) Birimdeki tüm personele görev dağılımını yapma yetkisi,

ğ) Personelin özlük haklarının korunması ve kontrolünü sağlanması gerektiğinde ilgili makamlarla görüşüp sorunları çözme yetkileri bulunmaktadır.

Sorumlulukları

MADDE 13–  (1) Müdürün Sorumlulukları; Belediye Mevzuatı, göreviyle ilgili diğer mevzuat ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesinden; yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu  Başkan veya Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

Muhtar Bilgi Sistemi Şefi/Koordinatörü görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 14 –  (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Şefi/Koordinatörü görev, yetki ve sorumluluğu

1) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ’nin (MBS) koordinasyonunu sağlar.

2) MBS aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar.

3) Müdürlükler tarafından yapılacak geri dönüşlerin MBS talep, şikayet, öneri ve isteğinin tam karşılığı olup olmadığını sorgular, sonuçların etkinliğini denetler ve iyileştirilmesini sağlar.

4) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlar ve sonuçların uygunluğunu denetler.

5) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili kayıtları tutar, raporlar ve başkanlığa sunar.

6) Özellikle karşılanamayan taleplerle ilgili, neden karşılanamadığına dair gerekçe raporları oluşturur.

7) Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı neticesinde kendilerine verilen görevleri,mevzuata uygun olarak yürütür ve yerine getirilmesini sağlar.

8) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlar.

9) Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin geçerli olan kanun, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde yapılmasını sağlar.

10) Müdürlükle ilgili mal ve hizmet alımlarıyla ilgili şartname oluşturulmasını sağlamak.

11) Müdürlükle ilgili mal ve hizmet alımlarıyla ilgili gerekli onayları almak.

12) Aylık ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlanmasını sağlamak.

13) Geçerli olan kanun, tüzük ve yönetmelik mevzuatlarına uygun amirlerinin vereceği diğer tüm görevleri yerine getirir.

Diğer Personelinin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 15 - (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünde görevli personelin görev, yetki ve sorumluluğu

a) Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar.

b) Müdürlüğe gelen telefonlara bakar, gerekli hallerde Müdürünü bilgilendirir.

c) Müdürlükte “Standart Dosya Planı”nın eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlar.

ç) Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıtlarını tutar, yazışmaları hazırlar.

d) Müdürün talimatıyla satın alım taleplerini açar ve satın alım sonuçlanana kadar süreci takip eder.

e) Müdürlükteki demirbaş malzemelerinin kayıtlarını tutar.

f) Müdürlük personeli, Müdür ve müdürün yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer işleri yapar.

Gerçekleştirme Görevlisi

MADDE 16 – (1) Görev Yetki ve Sorumlulukları;

a) Müdürün kendisine verdiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.

b) Müdürlüğün işlerini yürütülmesi için gerekli olan bütçe ile tahsis edilen ödenekten avans çeker ve kapatır.

c) Üst makamların isteği doğrultusunda aylık yıllık raporlar hazırlar.

ç) Geçerli olan kanun, tüzük ve yönetmelik mevzuatlarına uygun müdür ve şef’in vereceği diğer talimatları yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler, Yürürlük ve Yürütme

Çeşitli Hükümler

MADDE 17 – (1) Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili kanun ve mevzuat hükümleri uygulanır.  

Yürütme

MADDE 18 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Kapaklı Belediye Başkanı yürütür.

Yürürlük

MADDE 19 – (1) Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ve ilanından sonra yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik; Belediyemiz Meclisinin 06.01.2020 tarih ve 02 sayılı kararı ile kabul edilmiş olup, Belediyemiz duyuru panosu ve web sitesinde  ilan edilerek 06.01.2020 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.

KARAR:21

Plan ve Bütçe Komisyonu Raporunun  görüşülmesine geçildi. Belediyemiz Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından sunulan 22.11.2019 tarih 158842/1092 sayılı  Kapaklı Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği konulu yazısının görüşülmesine geçildi. Kapaklı Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin aşağıda sunulduğu şekli ile uygun olduğuna komisyonumuzca oy birliği ile karar verildi.

Oylamaya geçildi Plan ve Bütçe Komisyonunun almış olduğu karar oy birliği ile kabul edildi.