KURUMSAL

T.C.
KAPAKLI BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma
Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Amaç;

MADDE 1-  Bu yönetmeliğin amacı, Kapaklı Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, teşkilatını, hukuki statüsünü, çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.

Kapsam;
MADDE 2-  Bu yönetmelik, Kapaklı Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile Müdür ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsar.

Dayanak;
MADDE 3 – Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5187 sayılı Basın Kanunu,4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle hizmetlerini yürütmektedir.

Tanımlar;
 

MADDE 4–  Bu yönetmelikte geçen;

a)  Belediye: Kapaklı Belediyesi’ni,

b)  Meclis: Kapaklı Belediyesi Meclisi’ni,

c)  Encümen: Kapaklı Belediyesi Encümeni,

d) Başkan: Kapaklı Belediye Başkanı’nı

e)Başkan Yardımcısı: Kapaklı Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu BaşkanYardımcısını,

f)   Müdürlük: Kapaklı Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü,

g)  Müdür: Kapaklı Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü’nü,

h) Memur: Kapaklı Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ndeki memurları,

ı) Personel: Kapaklı Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nde görevli işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli,

i) Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini,

j)  Gerçekleştirme Görevlisi: 5018 sayılı kanun çerçevesinde yapmaları gerekli iş ve işlemleri yapan ile ihale sürecini işleten personeli, (Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasında görevlendirilen personeli)

k)   Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi: Taşınır Kayıt ve Kontrol işlemlerini gerçekleştiren personeli ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Teşkilat ve Görevler

Kuruluş;

MADDE 5 –Kapaklı Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48’inci maddesinde ifade edildiği amir hükmü dikkate alınarak 22/02/2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren belediye ve bağlı kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ilke ve standartlarına uygun olarak kurulan Birim Müdürlüklerindendir,

Teşkilat;
 

MADDE 6 – (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;

a)  Müdür

b) Memur

c)  Sözleşmeli Personel

d)  İşçi

e)  DiğerPersonel

(2)  Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü doğrudan Belediye Başkanı’na veya Belediye Başkanı’nın yetkilendireceği Belediye Başkan Yardımcısı’na bağlı çalışır.

(3)  Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün Teşkilat (Organizasyon)Şeması;

Halkla İlişkiler Birimi
 

Bilgi İşlem Birimi
 

İdari İşler ve Evrak

Kayıt Birimi

Basın Yayın Birimi ve Web Birimi

 
 
Görevler;

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görevleri

MADDE7–BasınYayınveHalklaİlişkilerMüdürlüğünün görevleri aşağıdagösterilmiştir:

a)             Kapaklı Belediyesinin misyon, vizyon ve stratejik planları doğrultusunda, diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlayarak, yerli yabancı resmi ve özel kuruluşlar, gerçek ve tüzel kişilerle basın yayın ve halkla ilişkilere ilişkin çalışmalar yapmak ve sonuçları takip etmek,

b)            Belediyenin her türlü basın yayın ve halkla ilişkiler faaliyetlerini stratejik plan çerçevesinde ele almak ve buna göre planlamada bulunmak,

c)       Kapaklı Belediyesi faaliyetleri ile ilgili ekonomik, sosyal ve kültürel konularda haber niteliği taşıyan her türlü yazılı bilgiyi “Basın Bülteni” olarak hazırlamak veyayınlamak,

d)    Basın-yayın kuruluşlarıyla belediye ilişkilerini düzenlemek,

e)      Kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla, gerektiğinde basın açıklaması hazırlamak ve açıklama yapılmasınısağlamak,

f)         Belediyenin; basın, yayın, halkla ilişkiler ve tanıtımla ilgili faaliyetlerini planlamak ve bu faaliyetlerin belirlenecek usul ve ilkelere göre yürütülmesini sağlamak,

g)       Görsel ve yazılı basın yayın organlarını takip ederek, Kapaklı İlçesi ve belediye hakkında çıkan her türlü haberleri raporlamak ve bu haberleri arşivlemek,

h)             Kapaklı Belediyesi hizmetleri ve faaliyetleri konusunda ilgili Müdürlüklerden bilgi alarak kamuoyunubilgilendirmek,

i)                Belediyenin faaliyetlerinin yer aldığıve periyodik aralıklarla hazırlanan bülteni çıkarmak ve çıkan bültenin halka ulaşmasını sağlayarak bu bülteni arşivlemek,

j)                 İl ve ilçe protokolü, Kapaklı genelindeki sivil toplum kuruluşları, okullar ve yöneticileri, vakıflar, odalar, sendikalar, muhtarlar ve gerek görülecek diğer şahıs, kurum ve kuruluşlar ve bunlara ait iletişim bilgilerini hazırlamak ve güncellemek.

k)             5018 sayılı yasa ile müdürlüğe verilen iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak.

l)                Müdürlük görev alanı ile ilgili 4734, 4735 ve 2886 sayılı yasalarla belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

m)                   Müdürlüğe ait Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinibelirlemek,

n)        Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu ve bütçenin müdürlük ile ilgili kısımlarınıhazırlamak,

o)         Belediyenin kullanacağı her türlü basılı malzemeyi kurum kimliği (amblem ve logo uygunluğu) esasları açısından incelemek, çalışmaların kurum, kimlik ve imajını geliştirici olması yönünde öneriler geliştirmek,

p)        İlgili mevzuat ve Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevlerin yürütülmesini sağlamak,

q)        Kurumumuz hizmet ve yükümlülükleriyle ilgili, yüz yüze görüşmeler, telefon, faks, e- posta vb. değişik yollarla birime ulaşan tüm istek, şikayet, eleştiri, beklenti, değerlendirme, görüş ve önerileri, ilgili kurum içi birimlere aktararak çözüm üretilmesine hizmet sunmak ve geri bildirim yapmak,

Basın Yayın ve Web Biriminin Görevleri

MADDE 8– Basın Yayın ve Web Biriminin görevleri aşağıda gösterilmiştir:

a)   Web sitesinin düzenlenmesine yardımcı olmak ve tanıtım malzemelerinin yayımı, kültürel etkinlik vb. eserlerin yayımını ve bunların arşivlenmesini yapmak.

b)   Günlük, haftalık, aylık gazete, dergi ve mecmuaların aboneliğinin yapılarak ilgili birimlere dağıtılması ile yerel ve ulusal medyada yer alan Kapaklı Belediyesiyle ilgili tüm konuların takip edilip, kayıt edilmesi ve arşivlenmesinisağlamak,

c)  Yerel ve ulusal medyada yer alan haberlerin taranarak, gerçeğe aykırı, kamuoyunu yanıltıcı, hakaret vb. haberler içeren konuların tespit edilip, üst yönetimi bilgilendirmek, üst yönetimin talimatı ile tekzip işlemlerini yapmak ve tekzip işlem dosyası oluşturarak sonucunu takipetmek,

ç) Kapaklı ve belediye ile ilgili araştırmalar yaptırılması, mevcut veya yapılmış çalışmalar arasında gerekli görülen kitap, CD ve DVD’lerin basımı ve yayınlanması hizmetlerini yürütmek,

d)  Kapaklı ve Belediye ile ilgili belgesel-tanıtıcı-bilgilendirici filmlerin hazırlanması veya yaptırılmasınısağlamak,

e)   Başkanlık Makamının ve belediye icraatları ve faaliyetlerinin, muhabirler, kameramanlar, fotoğrafçılar ve gerekli teknik ekipmanlarla izlenmesini, derlemelerin görsel ve basılı  materyaller haline getirilmesini ve dağıtımını sağlamak,

f)  Belediye ile ilgili tüm açılışların takip edilerek, internet sitesinde veya Belediyeye ait sosyal medya araçlarında yayınlamak, yerel ve ulusal görsel, sesli ve yazılı medyaya servis etmek,

g)   Günlük, haftalık, aylık gazete, dergi ve bilgilendirme yayınları hazırlayarak veya hazırlatarak dağıtmak vearşivlemek,

ğ) Gazete, mecmua ve mevzuatla ilgili yayınlar, diğer neşriyatın satın alınması ve resmi gazete ile diğer bazı süreli yayınların abone yenileme işlemlerini yürütmek,

h)   Yazılı ve görsel basındaki, köşe yazarları ve belediye muhabirlerinin isim, adres ve telefon listelerini güncel halde bulundurmak,

ı)Belediyeilebasınveyayınkurumvekuruluşlarıarasındakiilişkilerikoordineetmek, haber ve bilgi akışınısağlamak,

i)  Basın toplantıları ve projelerle ilgili organizasyonlarda konu hakkında bültendosyası hazırlanarak basının önceden bilgilendirilmesinisağlamak,

j)    Kapaklı Belediyesinin faaliyetlerine ve Kapaklıya yönelik duyuru, tanıtım, bilgilendirmeamaçlıfilmveanimasyonhazırlamak,afiş,broşür,pankart,takvim,billboardgibi materyallerin tasarımını yaparak veya yaptırarak basımını gerçekleştirmek ve dağıtımınısağlamak,

k)     Kapaklı Belediyesinin web sayfasını yıl boyunca bilgi ve fotoğraflarla güncellemek, Kapaklıdaki çalışma ve gelişmeleri halkaduyurmak,

l)      Belediye’nin yaptığı her türlü hizmetin tanıtılması için yazılı ve görsel materyalleri hazırlar, basıma hazır hale getirmek,

m)   Vatandaşlarımızdan sosyal medya üzerinden gelen talep ve şikâyet konularını kayıt altına alarak ilgili birimlere sistem üzerinden havale etmek,

n)    Müdürlüklerden gelen cevapları takip etmek ve vatandaşlara iletmek,

o)     Belediyenin etkinliklerini takip etmek, fotoğraf ve videolar ile sosyal medya üzerinden yayınlamak,

p)     Milli ve dini bayramlar ile diğer önemli tarihlerde vatandaşlara kutlama mesajları yayınlamak,

q)     Tasarım ekibi tarafından hazırlanan görsellerin sosyal medya, asansör, totem ve led ekranlar için uyarlamalarını yapmak ve yayınlamak,

r)      Belediye hizmetlerinin duyurulması, Kapaklı kent bilincine katkı sağlanması için sosyal medya yarışmaları ve kampanyaları düzenlemek,

s)      Belediyemizin farklı alanlardaki hizmet ve faaliyetleri için web sitesi, mobil uygulama ve benzeri yazılımları yapmak veya yaptırmak,

t)      Belediyemizin internet sitesinin her türlü bakım, yenileme ve teknolojik alt yapısı ile ilgili işlemleri yapmak veya yaptırmak,

u)     Belediyemize ait olan mobil uygulamaların içerikleri, uygulamanın güncellenmesi ve uygulamanın stabil bir şekilde çalışması için gerekli işlemleri yapmak veya yaptırmak,

v)     İlçemizde ikamet eden vatandaşlara yönelik yapılan ev ziyaretleri sırasında, her türlü ihbar, dilek ve şikâyetleri değerlendirerek, ilgili müdürlüklere yönlendirmek ve sonuçlandırılmasını sağlamak,

w)   Başkanın mesajlarını hazırlamak.

x)    Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu ve bütçenin müdürlük ile ilgili kısımlarınıhazırlamak,

y)    5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 üncü maddesi kapsamındaMüdürlükbünyesindekitaşınırmallaradairişlemlerinkayıtvekontrolünüyapmak, yaptırmak,

z)     Üst yönetim ve Müdür tarafından verilecek benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirmek.

 
 
Halkla İlişkiler Biriminin Görevleri

MADDE 9–Halkla İlişkiler Biriminin görevleri aşağıda gösterilmiştir:

a)  Yönetmelikte belirtilmiş tüm görevleri, zamanında ve gerekli özeni göstererek yapmak,

b) Stratejik plana uygun olarak yapılacak faaliyetlerle ilgili projeleri müdüre sunmak. Uygun görülen projelerin uygulanması için gerekli koordinasyonu sağlamak,

c)  Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapmak,

d) Belediyenin halkla ilişkiler hizmetlerini planlamak, uygulamak, uygulama aşamasından sonra gerekli değerlendirmeleri yaparak elde ettiği sonuçları diğer birimlere aktarmak ve süreci takip etmek,

e)  Belediye çalışmaları hakkında halkı bilgilendirmek, halkın belediye yönetiminden olan talep ve başvurularını kabul etmek, ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçları takip etmek,

f)  Halkla ilişkiler uygulamaları alanındaki yenilikleri takip etmek, bunlardan uygun olanlarının belediyemizde uygulanabilirliği konusunda araştırmalar yapmak ve bu kapsamda çeşitli öneriler hazırlamak,

g) Kurum içi iletişimi sağlamak, kurum kimliğini ve aidiyeti oluşturmak amacıyla çalışmalar yapmak, iç haberleşmeler dâhil basılı materyalleri hazırlamak,

h) Gerekli hallerde halkla ilişkiler hizmetlerini yürütmek maksadıyla kamu veya özel kurum ve kuruşular ile alanında uzman kişilerden danışmanlık hizmeti satın almak,

i)  Halka ilişkiler, yerel yönetimler ve sosyal hizmet alanlarında bilimsel toplantılar düzenlemek, bu alanda düzenlenen toplantılara katılmak ve bilimsel yayınlar yapmak,

j)  Mahallelerimizi kapsayan halk meclisleri düzenlemek,

k) Belediye ve bağlı birimleri arasında koordinasyonu sağlayarak belediyenin halkla ilişkiler politikasını tespitetmek,

l)  Belediye Başkanlığına ait bütün birimlerin halkla ilişkilerini organize etmek, gerektiğinde bağlı kuruluş ve iştiraklerin halkla ilişkiler birimleriyle koordineliçalışmak,

m) Belediyenin hizmetleriyle ilgili anket, kamuoyu araştırması yapmak veyayaptırmak, gerektiğinde bu araştırmaların sonuçlarınıyayınlamak,

n) Belediyeilekenthalkıarasındaetkilibiriletişimsistemikurmak,buamaçlaönerive faaliyetlerde bulunmak, bu kapsamda her türlü kitle iletişim araçlarının yanı sıra sivil toplum kuruluşları,sektörelgruplar,özelilgigruplarıvehemşehrilerleçeşitlibilgilendirmetoplantıları yapmak,

o) Belediye Başkanlığı faaliyetleri ile ilgili bilgilendirme raporlarıhazırlamak,

p)  Belediyenin ülkemizdeki diğer belediyelerle olan ilişkilerinin koordinasyonunu sağlamak,

q)  Protokol isim ve adres arşivi hazırlamak, adres ve isimlerin güncellenmesini sağlamak,

h)     Kapaklı Belediyesinin bölgesel, ulusal ve uluslararası ilişkilerini arttırmak, hemşehrilerin yönetime katılmalarını sağlamak,

ı) Vatandaşlardan gelen istek ve şikayetbaşvurularını değerlendirerek, ilgili birimler tarafından yanıtlanmasını sağlamak,

i)     Bilginin erişilebilir olması, halkın belediyeyle ilgili bilgiyi edinebilme hakkını kullanabilmesini sağlamak ve bu amaçla gerekli tedbirlerialmak,

j)     Vatandaşların sorunlarına insan odaklı olarak, imkânlar dâhilinde Çözüm Masası aracılığıyla ve yerinde yapılan çalışmalarla cevap vermek ve yönlendirmek,

k)   Çözüm Masası’nda kurumumuzu her ne sebeple olursa olsun ziyaret eden tüm vatandaşlarımızı hangi siyasal düşünce, ulus, milliyet, inanç, yöre, meslek, yaş, cinsiyet ve gelir düzeyine tabi olursa olsun ayrım yapmadan karşılamak,

l)     Vatandaşlarımızı en hızlı şekilde ilgili birim ya da kişiye yönlendirip görüşme bittikten sonra uygun şekilde uğurlamak.

m)  Başkanlık Makamı’nın temsilcisi olduğu bilincine uygun davranmak,

n)   Vatandaşlarımızdan gelen talep ve şikâyet konularını kayıt altına alarak ilgili birimlere sistem üzerinden havale etmek.

o)   Vatandaşların isteklerine yanıt verebilmek için bilgilerinin sürekli güncelliğini sağlamak, belediye gündemini takip etmek.

p)   Belediyenin bazı hizmetlerine ilişkin olarak telefon ve diğer medya araçları ile anketler düzenleyerek, halkın memnuniyetini ölçmek.

q)   Belediye Başkanı adına tüm tebrik, taziye, telgraf ve kutlama mesajlarını Başkanın isteği doğrultusunda yazar ve ilgili yerlere göndermek,

r)    Avrupa Birliğine(AB) uyum sürecinde gerekli girişimlerde bulunur ve yeni proje imkanları araştırır.Gerek AB hibe fonları, gerekse AB mevzuatı içinde yer alan diğer fon ve kuruluşlarla yasalar ve kanunlar çerçevesinde her türlü iletişimi kurar, gerektiğinde yurt içi- yurt dışı, ilgili faaliyetlere katılmak, (seminer, konferans, proje vb. gibi)

s)    Belediye Kanunu kapsamında, yurt dışında faaliyet gösteren kurum, kuruluş ve sivil Toplum Örgütleri ile ortak çalışmalar yapar ve projelergeliştirir, süre giden projelere ortak olur yada destek verir. Toplantı, seminer ve konferanslar düzenler, yayınlar çıkarır,gerektiğinde yurt dışı seyahatler gerçekleştirmek,

Bilgi İşlem Biriminin Görevleri
 
MADDE 10–Bilgi İşlem Biriminin görevleri aşağıda gösterilmiştir:

 
a)     Tüm bilgisayarların ve çevre birimlerinin, stabil bir şekilde çalışmasını sağlamak.

b)    Sunucular (server) ile kullanıcı bilgisayarlarına (client) yüklenen yazılımlarda oluşabilecek sorunlara çözüm üretmek.

c)     Ağ kaynaklarından en yüksek düzeyde yararlanmak ve iletişim ağının amacına uygun olarak kullanılmasını sağlamak üzere sistem kullanımı ve güvenliğine yönelik genel kuralları belirlemek ve tedbirleri almak.

d)    Alımı yapılacak bilişim araçları, elektronik sistemler ve yazılım sistemleri için talep edildiğinde teknik rapor hazırlamak, kabul komisyonunda yer alarak teknik yeterliliklerini incelemek ve raporlamak.

e)     Sunucu, switch, router, vb. ağ cihazlarının gerekli yönetim yetkilendirme işlemlerini yapmak, ihtiyaç halinde kullanıcı yetkilerini revize etmek.

f)     Bilgisayar donanım, işletim sistemi, yazılım ve diğer çevre donanımların  kurulumunu yapmak, işleyişini sağlamak, arızalarını gidermek, bakımını yapmak veya yaptırmak.

g)    Belediye hizmet binası ve ek hizmet binalarının ve belediyemize ait hizmet noktaları, parklar için internet, kapalı devre kamera ve güvenlik sistemlerinin kurulumunu, bakım ve onarımlarını yapmak, yaptırmak, arızalarını gidermek ve aktif olarak çalışmasını sağlamak.

h)    Ses yayın aracı, led ekran vb. sistemlerin tesis etmek, bakım ve onarımlarını yapmak ve işler halde tutulmasını sağlamak.

i)      Diğer kamu kurum ve kuruluşlarla yapılacak entegrasyonlarda veri iletişim teknik altyapısını tesis etmek.

j)      Bilgisayarlarda oyun ve eğlence amaçlı uygulamaların tespitinde ilgili müdürlüğü sözlü ve yazılı bilgilendirmek.

k)    Müdür ve üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.

l)      Gelişen teknolojiye paralel olarak belediye sistemine uygun yazılım ve donanım ihtiyaçlarının planlamalarını yapmak, alınan yazılım ve donanımların entegrasyonunu yapmak veya yaptırmak.

m)  Web sitesinin yayına devam edebilmesi için gerekli olan, alan adı, alan kiralama, sunucu kiralama, elektronik posta vb. gibi resmi ve teknik işlerin aksamadan devamı için gerekli takip ile koordinasyonunu sağlamak.

n)    Belediye personelinin gelişen teknolojiye uyumluluğunu sağlamak için eğitim ve bilgilendirme seminerleri düzenlemek ve düzenlettirmek,

o)    Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak,

p)    Belediyede kullanılan tüm yazılımların yerel ve uzak ağlarda veri entegrasyonunu sağlayacak hizmetleri yapmak ya da yetkili firmalara yaptırmak,

q)    Sistemde, programlarda gerekli kullanıcı tanımı ve yetki ayarlarını yapar.

r)     Belediyemizde mevcut bilgisayarda kurulmuş olan programların bakım ve güncelleştirmelerini yapmak veya yaptırmak

s)     Bilgisayarın donanım ve yazılımlarından, bağlı diğer yazıcı ve kesintisiz güç kaynağı ve benzeri donanımların güvenliğinden ve arızalarından sorumludur. Yukarıda belirtilen bilgisayar sistemlerinin arızalanması durumunda, gerektiğinde kurum dışından yetkili servislerini çağırarak sorunu çözmekten sorumludur,

t)     Bilgisayar ağının ve sunucuların (ana makine) yönetilmesi, internet ve uzak bağlantıların sürekli çalışır halde tutulmasını sağlar. İletişim arızasının Belediye dışındaki birimlerle alakalı olduğu durumlarda kuruma gerekli müracaatı gecikmeden yapar ve takip eder,

u)    Arıza sebebiyle çalışamaz duruma gelen donanımın tamirinin mümkün olmadığı ya da tamirinin ekonomik olmadığı hallerde; donanımın hurdaya ayrılmasıyla ilgili raporun düzenlenip ilgili birime teslim edilmesinden sorumludur.

v)    Bilgi güvenliğini sürekli kılmak için gerekli önlemleri almak, müdürlüklerin de gerekli önlemleri almalarını sağlamak,

w)   Mevcut birimlerde yenilemeye dayalı veya yeni oluşturulan birimlerde yeni kurulacak olan sistem altyapısını kurmak ve çalışır durumda ilgililerine teslim etmek,

x)    Düzenli bir biçimde işleyen bilgi işlem faaliyetini destekleyen yedekleme üniteleri, diskler, işletim sisteminin bakımını, donanımın ve altyapının fiziksel güvenliğini sağlayıcı çalışmaları yapmak,

y)    Eğitim, toplantı vb. organizasyonlar için gerekli olan bilgi işlem alt yapısını hazırlamak ve düzenlenen organizasyonlara teknik destek vermek,

z)     Belediye tarafından ilgili kanunda belirtilen kapsama giren internet adresleri ile Belediye sistem güvenliği açısından tehlike yaratabilecek nitelikte zararlı olduğu tespit edilen internet adreslerine erişim tüm kullanıcılar için engellenir. Kullanıcılar tarafından bu tür engellemelerin kaldırılması konusunda Bilgi İşlem Birimin’den talepte bulunulamaz.

aa)  Belediye birimlerinde bilgisayar donanımı, yazılımı, ağ bağlantısı, internet vb. hizmetlerle ilgili yaşanan arızalarda personelbilgi işlem birimi IT Destek programından bildirim atmak zorundadırlar. Süreç bittiğinde bildirim işi üstlenen teknik personel tarafından kapatılır. Yetkili olmayan personeller müdahale edemez. Belediye demirbaşına kayıtlı olmayan, Belediye personelinin şahsi bilgisayarlarına arıza bakım ve teknik destek hizmeti verilmez. Bu bilgisayarlara Belediyenin lisanslı yazılımlarının yüklenmesi kesinlikle yasak olup, Bilgi İşlem Yöneticiliğine bu konuda talepte bulunulamaz.

 
 
 
 
 
 
İdari İşler ve Evrak Kayıt  Biriminin Görevleri

MADDE 11–İdari İşler ve Evrak Kayıt Biriminin görevleri aşağıda gösterilmiştir:

a)  Bağlı olduğu amirin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirmek,

b) Müdürlüğe gelen ve giden evraklarla ilgili tüm işlemleri yapmak,

c)  Gizlilik taşıyan dosya ve evraklarla ilgili gerekli saklama ve koruma işlemlerini titizlikle yerine getirmek,

d) Müdürlüğün aylık ve yıllık faaliyetleriyle ilgili olarak hazırlanan raporları müdüre iletmek,

e)  Her türlü genelge, yönetmelik ve başkanlık emirlerini takip etmek, saklamak ve gerektiğinde ilgili personele iletmek,

f)  Müdürlükte tutulması gereken evrak, personel, mali işler, ayniyat, özlük hakları ile ilgili defter ve dosyaların düzenli ve gerektiği gibi tutulmasını ve uygun ortamlarda saklanmasını sağlamak,

g) Evrakın konusuna göre bilgisayar ortamında ilgili birime havalesini yapmak.

h) Bağlı personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etmek ve personelin mesai saatlerinde ilgili mevzuat gereği çalışmasını sağlayarak, bunun için gerekli önlemleri almak.

i)  Belediye bünyesindeki müdürlüklerden gelen evrakların, ilgili müdürlüğe bilgisayar ortamında ve zimmet defterine kayıt yapılarak teslimini sağlamak,

j)  İlgili ihale konuları gereğince, ihale hazırlıklarını yapmak, yönetmelikler çerçevesinde ödeme ve harcama evraklarını tanzim edip düzenlemek,

k) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü, personel durumu, araç gereç donanımı, müdürlük yetki ve sorumlulukları açısından en verimli çalışma düzenini ve hiyerarşisini kurmak ve yönetilmesini sağlamak amacıyla çalışmalar yapmak, ihtiyaç duyulan araç gereçleri temin etmek ve müdürlüğe gerekli bilgilendirmeyi yapmak,

l)  Her türlü genelge, yönetmelik ve başkanlık emirlerini takip etmek, saklamak ve gerektiğinde ilgili personele iletmek,

m) Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamaya yardımcı olmak,

 
 
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 12–(1) Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürününgörevleri aşağıda gösterilmiştir:

a)  Müdürlük faaliyetlerinin onaylanan plân, program ve bütçeye uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli önlemleri almak veya alınması için üst yönetime teklifte bulunmak,

b) Müdürlük bünyesindeki birimlerin çalışmalarının, etkin ve verimli bir şekilde yürütülüp gerçekleştirilmesi için iş dağılımında denge ve esneklik sağlamak, bu amaçla kadrosunun iş bölümünü ve çalışma düzenini belirlemek, alt grupları izlemek, koordine etmek, Müdürlüğün faaliyetleri ile ilgili periyodik toplantılar düzenleyerek yapılacak işler hakkında personele açıklamalarda bulunmak, yol göstermek, gerektiğinde yardım etmek, önerilerde bulunmak ve aksaklıklara çözüm bulmak,

c)  Kaynakları verimli ve etkili kullanmak, kullandırmak, bu amaçla gerekli planlama ve denetimi yapmak ve yaptırmak,

d) Müdürlük hizmetlerinin yürütülmesine yönelik ihtiyaçları belirlemek ve temini için üst makamlara teklifte bulunmak,

e) Öncelikle müdürlük içinde olmak üzere, gerektiğinde belediyenin diğer birimleri ve ilgili kuruluşlarla etkin haberleşme ve bilgi alışverişi faaliyetlerini yürütmek, koordine etmek, gelen- giden evrakların havalesini yapmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak,

f)  Belgelerin tam, doğru ve güncel olarak tutulması, dosyalanması, saklanması, gizliliğinin korunması ve arşivlenmesini yaptırmak, birim faaliyetlerini etkileyecek veya ilgilendirecek nitelikteki iç-dış gelişmeleri ve yayınları izlemek, ilgililere bilgi vermek, gerektiğinde personeline konu kapsamında açıklama yapmak,

g) Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlamak, üst yönetim tarafından istenen raporların hazırlanıp sunulmasını temin etmek,

h) Personelin gerekli nitelikleri kazanması ve lüzumlu bilgileri edinebilmesi için eğitim ve diğer yollarla yetiştirilmesini ve geliştirilmesini sağlamak, bu konuda gerekli çalışmaların yapılması için girişimde bulunmak,

i)  Personelin liyakat değerlendirmelerini yapmak, gerektiğinde terfi, taltif ve yer değişikliği önerileri sunmak,

j)  Personelin özlük işleri ile ilgili belgeleri incelemek, uygun gördüklerini imzalamak, ilgili mevzuata göre işlemi sonuçlandırmak, mesai devam ve izinlerini izlemek, gerektiğinde uyarılarda bulunmak,

k) Personelin yurt içi görevlendirmelerini belirleyerek onaylamak, onaylatmak ve onaylanan işlemleri sonuçlandırmak,

l)  Kendisi de dahil, personelin herhangi bir nedenle işyerinden kısa veya uzun süreli ayrılması halinde, söz konusu işlerin kimler tarafından yürütüleceğini belirlemek,

m) Görevlendirildiği komisyon, komite, kurul ve çalışma gruplarında yer almak, rapor veya proje hazırlamak,

n) Müdürlüğe ait görevleri, faaliyet ve proje bazında izlemek,

o) Sorumlu olduğu personel ve faaliyetler hakkında üst yönetime bilgi vermek, üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yürütmek,

p) Müdürlük bünyesindeki personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirmek,

a) 

1) 

(2) Müdürün yetkileri aşağıda gösterilmiştir:

a)   Bu yönetmeliğin 11’inci maddesinde yazılı görevleri bizzat yapmak, yaptırmak, bu görevlerle ilgili konularda müdürlükler arası koordinasyonu sağlamak, müdürlüklerin çalışmalarını denetlemek, müdürlere emir ve talimat vermek,

b)  Müdürlüğe bağlı tüm personel ile kendisine bağlı her birimde, kanun ve tüzüklere uygun olmak kaydı ile personel hareketlerini (izin, dış görev) planlamak, denetlemek ve görev vermek,

c)   Görevlendirme durumunda Kapaklı Belediye Başkanlığını temsil etmek,

(3) Müdür, kendisine verilen görevlerin ilgili mevzuatta gösterilen şekilde etkin ve

verimli, Belediyenin misyon ve vizyonuna uygun olarak yürütülmesinden ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından üst yönetime karşı sorumludur.

Personelin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 13–(1) Memurların görev ve sorumlulukları: Müdürlük emrinde görevli memurlar, sözleşmeli personeller ve işçiler kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını hazırlar ve takip ederler.

(2) Müdürlükte görevli personel; çalışma düzenine uygun, etkin, verimli bir şekilde yapılmasından, görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından müdürlere karşı sorumludurlar.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

                              Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmetlerin ve Görevlerin icrası

MADDE 14– Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a)     Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.

b)    Görevin planlanması: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve birim sorumluları tarafından düzenlenen plan içerisindeyürütülür.

c)     Görevin İcrası: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmakzorundadır.

İşbirliği ve koordinasyon

MADDE 15
1)   Belediye birimleri arasında ve birim içi iş birliği vekoordinasyon

a)    Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür tarafındansağlanır.

b)    Basın Yayın veHalklaİlişkiler Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra Müdür’everilir.

c)    Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü dosyadaki evrakları ilgili personele havale eder.

2)    Diğer kuruluşlarla koordinasyon: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ileyürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Çalışma Usul ve Esasları

Çalışma Usul ve Esasları
MADDE 16 –Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler müdürünün başkanlığında personelinin katılımı ile düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, iş birliği ve uyum sağlanır.

 Çalışma Düzeni
MADDE 17 –Müdürlükteki görevli tüm personel;

a)  Biriminde yürütülen iş ve işlemler hakkındaki bilgileri izinsiz olarak kurum dışına veremez,

b)  Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit ve adil muameleyapar,

c)  Görevleriileilgili,doğrudandoğruyaveyadolaylıolarak,hiçkimseninhizmet,ikram vehediyelerinikabuledemezvebunlarlaalışveriştebulunamaz.Bugibikimselerdenborçpara alamayacakları gibi borç da veremez,

ç) Meclis, Encümen ve Başkanlık yazıları ve eki dosyalardaki bilgileri açığa vuramaz ve yetkililer dışında kimseye bilgi veremez,

d)  Mesaibitimindemasaüzerindekiresmievrakıdolapveçekmecelerekoyarvekilitler,

e)  Her türlü malzeme ve evrakın muhafazası ile şahsen sorumlu olanpersonel, muhtelif sebeplerle görevinden ayrılması halinde, bunları birimindeki görevliye yazılı bir tutanak ile devireder.

  Bilgi verme yasağı
MADDE 18 – Birimlerin evrak ve dosya memurları izinsiz olarak evrak ve işlemin sonucuna ait bilgi veremezler ve açıklamada bulunamazlar. Bilgi alacak kişiler, bilgileri Müdür veya yetki verilen görevliden alırlar. Bu kurallara aykırı davranan personel hakkında yasal işlem yapılır.

ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer Almayan Hususlar

MADDE 19 –İş bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yönerge
MADDE 20 – Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve müdürlüğün yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin yönergeler, Müdürün teklifi ve Kapaklı Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer.
 
Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
MADDE 21 –03.01.2018 tarih ve 2018/13 sayılı meclis kararı ile kabul edilen“Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü” yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük
MADDE 22 – Bu Yönetmelik, Kapaklı Belediye Meclisinde kabul edilip, kararın kesinleşmesinden sonra yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 23 – Bu      Yönetmelik      hükümlerini      Kapaklı Belediye Başkanı adına Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü yürütür.